Guía para un teletrabajo productivo

Armando Reneses

Asesor Laboral

Ante la grave crisis sanitaria que ha desatado el Covid-19 y la declaración del Estado de Alarma que obliga a todas las personas a permanecer en sus casas, las empresas han tenido que verse obligadas a recurrir al teletrabajo para poder seguir ofreciendo sus servicios. Una situación que para muchas compañías no es algo nuevo pero que, sin embargo, para otras si lo es.

Se trata de una práctica que aún no está muy extendida en nuestro país pero que en estas semanas se convierte en el día a día de miles de trabajadores de multitud de empresas. Ante esta situación, desde LABE ofrecemos una guía para compañías y trabajadores para realizar un teletrabajo efectivo, en coordinación con el resto de compañeros y, sobre todo, productivo.

Descarga aquí La guía para un teletrabajo productivo.

Disciplina: horarios y planificación

La primera pauta para realizar una buena labor de teletrabajo es mantener una disciplina y acatar un horario donde se diferencie el trabajo laboral del tiempo personal, pero tratando de no pecar ni por exceso ni por defecto. Cuando hablamos del trabajo a distancia lo que nos interesa es que la persona cumpla con lo que tiene programado para hacer. No hay que pensar que por estar en casa hay que estar todo el día con el móvil y el ordenador encendidos, pero tampoco no realizar nuestra labor o llegar a pensar que esta nueva situación es algo parecido a las vacaciones.

En esta variante también entra el realizar una rutina parecida al día a día de trabajo normal y mantener un ritmo de vida que no cambie en exceso para ayudarnos a llevar mejor esta situación.

La mayor parte de la gente está acostumbrada a gestionar su propio tiempo, pero existe un control externo atendiendo a la jerarquía laboral. En el teletrabajo tienes que autorregularte. En la medida que el individuo tiene más independencia para tomar más decisiones, tiene que tener más autonomía y tener cuidado en el uso del criterio de qué hacer en cada momento.

Espacio

Según muchos psicólogos y expertos en rrhh el espacio de trabajo también es muy importante para la productividad y la generación de una división entre el mundo laboral y el personal. Así, se necesita una zona determinada para que se perciba como el lugar donde concentrarse. Hay que dedicar un espacio con todos los elementos importantes para trabajar a mano, que sea el lugar donde realizar la actividad laboral y que esté lo más aislado posible para que la mente distinga cuál es el lugar donde trabajar y cuál el lugar para descansar.

Vestimenta adecuada

Es importante vestirse y evitar quedarse en pijama. Los simbolismos son importantes y ayudan a nuestro cerebro a ponernos en modo trabajo. Si en tu casa tienes la costumbre de vestirte de una manera diferente que en el trabajo el mensaje que le mandas al cerebro de manera inconscientes es que estás en modos distintos. De esta forma ayudamos a que el cerebro tome nota.

Mantener contacto con los compañeros

El trabajo remoto no significa no estar en contacto con el resto del equipo. Es importante que se mantenga, bien a través de correo electrónico, Whatsapp, llamadas telefónicas o videollamada. Y es que la comunicación es uno de los elementos más importes y afortunadamente a día de hoy contamos con infinidad de medios y vías que nos permiten estar en contacto. Es, por tanto, algo fundamental para mantener la coordinación entre compañeros y departamentos y el seguimiento de los objetivos marcados.

En LABE, recomendamos realizar mínimo una video reunión semanal de repaso de todos los objetivos clave. A final de semana todo el equipo se reúne a través de video conferencia para repasar todo lo que se refiere a los puntos del apartado anterior.

Teletrabajar por objetivos

Para teletrabajar de forma eficiente es importante tener en mente unos objetivos semanales y a ser posible diarios para no perder el foco. También es importante ser realista con tu capacidad y los objetivos que te marque la empresa. Si asumes más de lo que puedes realizar, acabas echando más horas de las que deberías porque no hay nadie que controle cuántas horas has trabajado realmente, así que te ves obligado a terminar tu tarea fuera de tu jornada. Pero al mismo tiempo, el estar fuera de tu lugar de trabajo y realizarlo desde casa aumenta las posibilidades de perder la concentración y ser menos productivos.

¿Qué hacer con los hijos?

Respecto a los hijos la situación es muy difícil, porque es una conciliación obligada. Evidentemente tienes que atenderlos y comprender que están en la misma situación que tú. Tampoco están voluntariamente en casa, y cuando están quieren divertirse y jugar. Es fundamental que la gente que está trabajando en casa sea capaz de centrarse en qué está haciendo y que tenga flexibilidad, porque es una cuestión coyuntural que hace que haga falta atender al frente laboral y al de la familia.

Muchos psicólogos insisten en la necesidad de restringir un poco la información cuando se está en familia. Pese a que persisten en la idea de explicar a los más pequeños de la casa la situación real que se está viviendo, siempre atendiendo al nivel del niño, reiteran la importancia de no sobre exponerse a una información exagerada sino ver esta situación con naturalidad y transmitirla de esta manera. Esta información da a los hijos sensación de control y, de este modo, es más fácil que ayuden a un teletrabajo más organizado.

Utilizar tecnología y herramientas digitales adecuadas

El trabajo actual general ya demanda habilidades digitales, pero el teletrabajo todavía más, ya que todo deberá ser compartido y gestionado a través de herramientas tecnológicas.: Cuando se apuesta por el trabajo remoto, la comunicación es fundamental si partimos de que nuestro equipo no se encuentra en el mismo sitio. El boca a boca en la oficina es la manera más fácil de comunicarte con tu compañero, pedirle algo o reunirte, pero cuando teletrabajas hay que reinventarse y reinventar la comunicación Por ello os damos 6 herramientas para hacer más fácil el teletrabajo:

Trello: La herramienta para organizar

La revolución de la gestión de proyectos. Con esta aplicación puedes crear tarjetas para organizar las tareas y ordenarlas en listas. Puedes desplazar las tarjetas según el proceso, así como asignar responsables y fechas de entrega o crear checklists. Cada usuario recibe notificaciones, tanto de las tareas asignadas como de los movimientos de estas. Una de las facilidades de Trello se basa en poder crear un dashboard personalizado, organizado completamente a tu gusto.

Slack: La herramienta para comunicarse

Slack es la comunicación interna de la empresa hecha aplicación y es que aunque no estés presencial en la oficina, es importante conocer al equipo con quien trabajas. Esta herramienta integra correo electrónico, mensajería instantánea y otras aplicaciones como Skype, para que sea un punto de encuentro entre los trabajadores que pueden organizarse mediante grupos en los distintos apartados.

Sesame: La herramienta del control de tiempo

Cuando tu equipo trabaja en remoto, necesitas tener cierto control de horario para saber cuánto le dedican a su jornada. Sesame es la herramienta destinada a recabar esa información. Con un sistema de geolocalización, el trabajador puede realizar fichajes desde su propio móvil esté donde esté y así contabilizar su tiempo. El responsable de RR.HH, solo tiene que acceder al panel de control y allí podrá ver todas las jornadas de sus empleados mediante un innovador sistema de métricas que se actualiza al instante.

Quip: La herramienta para el teletrabajo en linea

De la mano de un ex ejecutivo de Facebook, nace este editor de textos que permite crear, editar y compartir documentos en línea. Pero, ¿dónde está la novedad? El factor novedoso se encuentra en que esta herramienta incorpora un chat dentro del panel, dónde hablar con el equipo encargado del documento, dando opción también, a comentar sobre una parte determinada del texto. Además, con esta aplicación se pueden editar los textos desde ordenador, tablet o móvil al adaptarse a cualquier dispositivo.

Loomio: La herramienta para tomar decisiones

¿Qué pasa cuando hay que tomar decisiones en grupo y teletrabajas? Se puede dar el caso de que cada trabajador sea de un país diferentes o que los horarios no coincidan. Para ello Loomio creó esta aplicación cuyo funcionamiento es sencillo: Se invitan a los usuarios y se crea una discusión en dónde cada persona puede aportar sus ideas y planes de acción. También, se da la opción de aceptar, rechazar, abstenerse o bloquear lo que al final muestra la opinión del grupo y así llegar a una decisión colectiva es más sencillo.

Tinypulse: La herramienta del clima laboral

Un trabajador contento es un trabajador más productivo. Pero ¿cómo sé si es feliz o no? Para ello nació Tinypulse, que mediante un sistema de encuestas aleatorias semanales, recoge información sobre el estado de ánimo de los empleados, lo que necesitan y su satisfacción. Sin duda un medio de establecer conversación entre empleados y directiva para mejorar la comunicación interna.

TeamViewer: Control de equipos a distancia

TeamViewer es un software informático de fácil acceso, que permite conectarse remotamente a otro equipo. Entre sus funciones están: compartir y controlar escritorios, reuniones en línea, videoconferencias y transferencia de archivos entre ordenadores.

Zoom: La herramienta para estar conectado

Zoom es un conjunto de herramientas de colaboración integradas que te permite en cualquier punto llevar a cabo videoconferencia, reuniones en línea y mensajería a través de cualquier dispositivo

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