Tipos de firmas electrónicas y cuál usar en cada caso según la ley de datos

En los últimos años, el avance de la firma digital o electrónica ha sido tal que ha supuesto en su mayoría la desaparición de la firma en papel. Una de las causas que han ayudado a este aumento ha sido el fenómeno de la digitalización en la mayoría de empresas e instituciones públicas y privadas.

Sin embargo, muchos usuarios llegan con la duda de qué tipos de firmas electrónicas existen y cuáles usar en cada momento determinado. Acaso ¿Existe únicamente un tipo de firma electrónica? No, como veremos a continuación, existen hasta tres tipos de firma electrónica que pueden utilizarse según el tipo de documento que se tenga que firmar.

Por otro lado, ¿están recogidas en la ley los diferentes tipos de firmas electrónicas? En este caso la normativa encargada de regular los distintos tipos de firmas digitales en España es la Ley 6/2020, de 11 de noviembre y, además, el Reglamento de la Unión Europa de reconocimiento de identidades electrónicas  (eIDAS).

Firma electrónica cualificada (QES)

La firma electrónica cualificada es el método más seguro y completo para acreditar digitalmente la identidad de un sujeto y que este pueda aceptar el contenido de un documento de forma irrevocable.

La firma electrónica cualificada es la única respaldada por un certificado cualificado y, por ello, en algunos países se le llama a este tipo de firma QES por sus siglas en inglés (Qualified Electronic Signature). Esta firma identifica a la persona que firma de manera fiable y evita toda manipulación o falsificación de firma del documento. Podría compararse con la firma manuscrita ya que tienen la misma validez legal.

El certificado cualificado que requiere este tipo de firma tiene que ser emitido por una autoridad de certificación cualificada por lo que siempre es conveniente contar con la guía de los mejores profesionales que nos ayuden a digitalizar este tipo de procesos de la mejor manera posible.

Firma electrónica avanzada (AES)

La firma electrónica avanzada es aquella que está vinculada al firmante de manera única y, por lo tanto, permite la identificación del mismo. Por otro lado, esta firma ha sido creada utilizando los datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, implica un alto nivel de confianza y está bajo su control exclusivo.

Con este tipo de firma cualquier modificación de lo datos firmados o del documento será detectable ya que están vinculados directamente con los datos de la misma. Este modelo de firma se le llama en algunos países firma AES por sus siglas en inglés (Advanced Electronic Signature).

Firma electrónica simple (SES)

La firma electrónica simple es aquella que sí permite identificar digitalmente al firmante con sus datos, pero ofrece un escaso nivel de seguridad. Esta es la más básica de todas las disponibles ya que no es requerida una fuerte autentificación del firmante o verificación de ID. Con esta firma se podría realizar un acuerdo de compraventa simple, aunque siempre conviene estar bien asesorados por un profesional que revise el tipo de firma.

La firma electrónica simple puede realizarse con los datos en formato electrónico ajenos a otros datos electrónicos que utiliza el firmante para firmar. Por ello, puede darse el caso de que no exista ninguna evidencia de quién ha sido realmente el firmante.

¿Cuándo utilizar cada tipo de firma?

Si no estamos seguros de cuando utilizar cada tipo de firma, lo mejor será primero definir en qué tipo de documento necesitamos que se muestre realmente nuestra identidad. Es decir, no estamos hablando del mismo caso cuando se trata de un documento de compraventa simple a un documento de traspaso de bienes con un mayor aspecto jurídico.

En estos casos más complejos que traten sobre traspaso de documentos entre diferentes países o mercados como puede ser de Argentina a España, se tendrá que consultar a un abogado especialista en firmas electrónicas y procesos digitales.

Nunca se debe firmar un documento si no se está seguro de la validez del mismo y de la necesidad de identificación que tiene que estar atribuida al firmante. De lo contrario, no realizar un proceso digitalizado de manera segura puede tener unas consecuencias negativas en nuestro documento.