Registro horario de la empresa

Asesoría laboral en normativa de Registro horario

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El registro horario de la empresa puede convertirse en un proceso muy complejo si el tamaño de la plantilla que alberga la empresa es tal que no puede realizarse mediante un proceso simple. Además, para registrar la jornada de los empleados también se deben de tener en cuenta su horario laboral semanal, si coincide en horario de verano o si se impone un nuevo horario en la empresa.

La respuesta es sí, cualquier empresa puede hacer su registro laboral mediante papel ya que es legal, y además barato. Sin embargo, hay que tener en cuenta que dado a la forma tan rudimentaria de la herramienta pueden perderse datos o no reflejarse una clara objetividad del registro laboral de los empleados.

Según el Real Decreto 8/2019, de 8 de marzo de 2019, sí es obligatorio para todas las empresas españolas llevar un registro de la jornada laboral de sus empleados.

Abogados laborales expertos en materia de Registro de horario

En LABE abogados ponemos a tu disposición nuestro equipo de abogados laboralistas con un amplio bagaje en asesoría a empresas. Te informaremos de todo aquello que necesites conocer de primera mano sobre el Registro de horario que debe llevarse a cabo en tu empresa. La normativa a la que se acoge, sus aspectos a tener en cuenta, qué documentación es necesario presentar o cómo preparase ante una inspección de trabajo son algunos de los casos que suele gestionar el equipo de laboral.

Si te sientes identificado con los anteriores supuestos, y necesitas un servicio personalizado, puedes ponerte en contacto con nosotros en nuestra oficina de Madrid o llamarnos por teléfono y te pondremos en contacto con uno de nuestros asesores especialista en Asesoramiento Laboral en el número 913 14 90 16 en horario de 9 a 19, orientándote en los pasos a seguir para tu caso en concreto.

Registro de la jornada laboral

El registro horario de los trabajadores es una de las competencias que tienen que llevar al día las empresas españolas. Por ello, el registro de la jornada laboral debe organizarse de la mejor forma posible para evitar cualquier confusión  o invariabilidad de los datos. Normalmente, este registro se realiza de forma digitalizada día a día por cada uno de los personas de la empresa. De esta manera, el equipo de recursos humanos puede elaborar informes que se generan ya sean mensuales o semanales que permitan conocer la situación laboral de todo el personal.

Cabe destacar que es muy importante contar con un registro adecuado para no incurrir en una sanción grave, que, en estos casos, podría variar desde los 70 euros hasta los 225.118 euros en los casos más graves.

Registro de horas diario

Cumplir con el registro horario no implica tener grandes recursos, aunque estos, pueden facilitar el trabajo de recogida de todos los datos de cada trabajador. De hecho, son muchas las empresas que optan por realizar un registro de horario diario mediante una hoja de papel y así ahorrarse costes de aplicaciones o softwares de control. Sin embargo, se exponen a un riesgo si el registro de la jornada de los trabajadores implica una plantilla tan grande que su elaboración de forma manual sería deficiente. El registro de horas se lleva diariamente y con él se realiza un informe mensual del total de horas trabajadas en la empresas por sus empleados.

En el caso de las horas extras de un trabajador el Estatuto de los Trabajadores (ET) establece que «A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente». Además, la empresa está obligada a entregar al trabajador un documento comprobante del total de horas incluido en su recibo de salarios.

Esta medida del registro de horario laboral, establecida en el Estatuto de los Trabajadores, se puso en marcha con el propósito de controlar las irregularidades, sobre todo, en aquellos trabajos precarios que no cumplen con la ley, en los que había un descontrol de horas de trabajo por parte de la empresa.

Registro en función de la jornada

Para aquellos supuestos en los que la jornada laboral del trabajador pueda variar la obligatoriedad de la medida se mantiene. En los supuestos de una jornada de teletrabajo también se debe llevar a cabo un registro horario ya que la medida apela a cada persona trabajadora, pero no establece ninguna excepción a aquellos que están en remoto.

En caso de un trabajador a tiempo parcial, el Estatuto de los Trabajadores establece que «la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias». Por otro lado, los trabajadores de jornada a tiempo completo se acogen a la normativa general, y, por lo tanto,  «la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora».

Registro entrada y salida de trabajadores

Salvo que el convenio colectivo lo indique, el registro de entrada y salida de trabajadores debe efectuarse solamente en su hora de entrada y salida. Es decir, no es obligatorio que el trabajador fiche sus horas de descanso o pausas, aunque de cara a la administración es un aspecto valorable para aquellas empresas que lo realizan. Asimismo, la misma normativa se aplica para aquellos empleados que se encuentren teletrabajando, por lo tanto, tampoco tienen la obligación de registrar sus pausas o descansos durante la jornada laboral.

Control horario

El control de horario la jornada laboral de los empleados, como ya hemos dicho anteriormente, debe llevarse de forma obligatoria según lo establece el ET. Las horas trabajadas, así como el total del horario dentro de la empresa que cumple el empleado tienen que quedar registradas en su hoja o sistema de registro.

Este control, es responsabilidad de la empresa, que garantizará el registro diario de jornada en el que se especifique el horario concreto de inicio y finalización con sus respectivas horas de la persona trabajadora. Muchas empresas para ello utilizan un controlar de horas de uso concreto como método de fichaje de los trabajadores.

Control de presencia

El control de presencia ayuda a las empresas a cumplir de manera correcta el cumplimiento de la jornada laboral. Son muchas las ventajas que puede ofrecer este sistema ya que se combate el absentismo laboral e incluso permite al departamento de recursos humanos de la empresa gestionar todas las vacaciones y días libres de los trabajadores. Por otro lado, otra de las ventajas que ofrece este sistema de control de horario de entrada y salida de empleados supone también una evidencia clara a la hora de determinar la productividad de cada empleado por departamento. En algunas de estas empresas, el registro general suele hacerse mediante la herramienta Excel por su fácil acceso a todo el mundo, además de su carácter intuitivo.

Control de tiempo trabajado

Dada la obligación de establecer un registro del control horario del trabajador en la empresa, el control de tiempo de trabajo puede suponer una ventaja a la hora de determinar el rendimiento como empleado dentro de la empresa. De esta manera, la empresa podrá conocer de primera mano cuánto tiempo específico se invierte en cada proyecto que se desarrolla dentro de la compañía y si es viable su ejecución o el sistema que están utilizando para llevarlo a cabo.

Por otro lado, con el control que establece la empresa también podremos saber si el trabajador está invirtiendo horas extras en su trabajo y cómo podremos recompensarle o penalizarle dependiendo del convenio del mismo. El control del tiempo, ya sea mediante firmas y otro tipo de registro siempre supondrá un valor añadido al desarrollo de la actividad de la empresa.

Control de vacaciones empleados

El control de las vacaciones de los empleados puede convertirse en una tarea muy compleja si la plantilla de la empresa está formada por un número muy elevado de personas. De esta manera, desde el departamento de recursos humanos, quienes se encargan de gestionar los días y vacaciones de los trabajadores, utilizan herramientas de control horario digitales tales como Excel. Su registro es muy importante ya que permite facilitar y agilizar los informes de registro horario que debe presentar la empresa en caso de petición y los cuales debe guardar en su archivo por lo menos cuatro años.

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Fichaje trabajadores

El fichaje a la entrada y salida de los trabajadores se ha convertido en una obligación a la hora de registrar la jornada laboral, según lo establecido en el  Real Decreto-ley 8/2019 Una medida que ayudará, además, a que Inspección ejerza un control horario de los empleados en la mayoría de empresas españolas. Algunas optan por instalar un fichador para sus empresas, una app y un software para automatizar la gestión que implica el fichaje de toda la plantilla.

La mayoría de los empresarios tienen dudas sobre ejercer determinados tipos de control y no saben hasta qué punto son legales ciertos comportamientos de sus trabajadores. Uno de los ejemplos más frecuentes es que algunos trabajadores fichen por sus compañeros. Sin embargo, lo que muchos no saben es que esta práctica es ilegal y también supone una causa de despido disciplinario. Por ello, es mejor contar con ayuda profesional antes de poner en marcha cualquier sistema de control que pueda incurrir en una ilegalidad y por el cual el empresario pueda ser denunciado sin saberlo.

Desde LABE, contamos con un equipo de abogados expertos en temas laborales que pueden realizar un seguimiento concreto de cada caso específico.

El fichaje por otros compañeros, como hemos visto, es ilegal y, también, una causa de despido. Por ello, repasamos en el siguiente artículo algunas de las causas por despido más frecuentes.

Sistemas de fichaje

La aplicación de sistemas para fichar en el trabajo supone además de su obligatoriedad, una facilidad tanto para el departamento de recursos humanos de la empresa como para los empleados. Digitalizar todo el proceso de control de fichaje en la empresa supone un seguro de la gestión de datos de toda la plantilla, ya que de esta forma, no se pierden las horas específicas de entra y salida de los empleados que pudiesen estar plasmadas en una hoja de papel.

En definitiva, instalar sistemas para controlar el cumplimiento del horario de los trabajadores así como su presencia, conlleva ventajas a la hora de presentar el informe correspondiente en caso de que así lo solicite Inspección. No hay que olvidar que los sistemas de fichaje son necesarios y ayudan a no incurrir en futuras sanciones que podrían llegar hasta los 187.515 euros en su grado máximo de sanción.

Por otro lado, algunos de los sistemas que, también son usados por ciertas empresas son los siguientes: Day Control registro jornada laboral, AIG control horario, Factorial control horario, Holded control horario, Symphony control horario e incluso, se han dado casos de compañías que han empezado a utilizar Microsoft Teams como sistema de registro en jornadas de teletrabajo.

Control horario de trabajadores con Excel

El control del horario de los trabajadores mediante la herramienta Excel es una de las opciones más simples por las que una empresa puede optar. Esta no solo permite hacer una división clara y específica de cada uno de los horarios de los trabajadores sino que también permite automatizar el proceso en caso de necesidades concretas. El registro de la jornada laboral en Excel como sistema de fichaje es sin duda una de las sugerencias más óptimas y reales en caso de una empresa de pequeño a mediano tamaño.

Software control horario

Cualquier software de control de presencia es una buena idea si pensamos digitalizar y facilitar de esta manera la gran cantidad de trámites que puede suponer para la empresa el fichaje de sus trabajadores. Un software no solo permitirá ejercer un control del total de horas trabajadas de sus empleados sino también permitirá registrar la hora exacta de entrada y salida a la que ficha el personal.

Lector de huella para el control horario

Como sistema de control de fichaje, el lector de huella para los empleados es uno de los recursos más fiables que se pueden implantar en una empresa. Mediante este software nos aseguraremos de que son los trabajadores los que fichan ellos mismos y no un compañero por él. Este es uno de los problemas con el que más se suelen encontrar las empresas y mediante este sistema se podría evitar. Sin embargo, un sistema de fichaje por control de huella no es muy asequible para todo público, por lo que serán solamente algunas grandes compañías las que podrán tener acceso a estos tipos de sistema.

Apps para fichar en el trabajo

En cuanto al uso de algunas apps para fichar en el trabajo esto supone facilitar el proceso de registro diario para los empleados que pueden hacerlo desde su móvil. Como todo, mediante estas apps de control horario, los empleados pueden hacer un mal uso de la aplicación en caso de que así lo deseen. Aunque, en su mayoría, estas app permiten ejercer un mayor control sobre su hora de entrada y salida y suponen un valor añadido para la empresa.

Bixpe control horario

Una de las aplicaciones más usadas en el entorno laboral para el control horario de los empleados se llama Bixpe y a través de ella los usuarios pueden fichar su jornada mediante PC, smartphone o tablet. El precio general que ofrece esta aplicación se establece en dos planes: uno gratis con funciones más limitadas y otro más avanzado con un plan premium con un coste de dos euros por persona.

Conversia intratime

Otra de las aplicaciones más usadas es Conversia Intratime, muy parecida a Bixpe ya que permite el fichaje de los trabajadores mediante su app ya sea en el ordenador, móvil o tablet. Una de las funciones más novedosas de esta aplicación es que el empleado puede notificar sus pausas en caso de un descanso para brindar una información más completa a la empresa.

Woffu control horario

Otra de las aplicaciones pioneras en este sector es Woffu, mediante la cual, no solamente se permite el control horario de los trabajadores sino también se pueden realizar otras funcionalidades dentro de la app como firmar digitalmente e incluso sirve como herramienta de comunicación interna entre los diversos organismos de la entidad. Incluso Woffu ha desarrollado un software en la nube llamado Sage que facilita, además, la gestión de nóminas, elaboración de informes de RRHH entre otras funciones.

Timenet fichar

Timenet, es una app muy intuitiva para el control horario de los empleados, que permite la gestión de proyectos, tareas, servicios y optimiza procesos. Además, tiene la función de geolocalización mediante la cual se puede comprobar desde dónde empieza el empleado a trabajar.

Sesame control horario

A través de aplicaciones como Sesame se permite el control horario de aquellos trabajadores y de otras actividades como la planificación de tareas, gestión de turnos, informes y estadísticas hasta incluso la elaboración de encuestas.

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    Desde LABE entendieron lo que buscábamos desde el minuto uno. No solamente nos ofrecieron su mejor atención, sino que resolvieron nuestra petición tal y como se lo propusimos. Desde nuestro equipo de Recursos Humanos nos quedamos con su gran ayuda profesional en cuanto a todo los problemas jurídicos que teníamos pendientes por resolver en materia de Registro Laboral.

    Isabel GutiérrezDirectora de RRHH

    LABE es un lugar muy profesional donde encontrar solución a cualquier conflicto que pueda surgir dentro de la empresa. En nuestro caso, las controversias de la empresa se subsanaron gracias al trabajo de sus asesores laborales en materia de registro horario y control de los trabajadores.

    Marcos MorilloDirector ejecutivo

    Damos gracias a LABE por haber gestionado de manera tan profesional nuestro caso particular. El equipo de laboral ha sabido superar el reto que le propusimos y además también nos han ofrecido consejos para evitar futuras sanciones en caso de una próxima visita de Inspección.

    María SanchezDirectora dpto. Desarrollo Humano

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