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Nuevas normas de prevención de fraudes para programas informáticos de facturación

11 de diciembre de 2023
11 de diciembre de 2023

Mediante el Real Decreto 1007/2023 publicado en el Boletín Oficial del Estado (BOE) del 5 de diciembre de 2023, se aprueban las normativas que deben seguir los sistemas y programas informáticos o electrónicos utilizados en los procesos de facturación por parte de empresarios y profesionales, así como la estandarización de los formatos de los registros de facturación para luchar y prevenir los fraudes fiscales. Este reglamento tiene como objetivo concretar las disposiciones de la Ley General Tributaria que buscan evitar la creación, venta, uso o posesión de programas y sistemas informáticos que puedan manipular u ocultar datos contables, de facturación y de gestión.

¿Cuales son los objetivos de este nuevo reglamento?

En este sentido, se establecen los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados para la facturación por parte de empresarios y profesionales, con excepción de aquellos que envían sus registros de IVA a través de la web de la AEAT – SII. Estos requisitos buscan asegurar la “integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad” de los registros de facturación. El objetivo es garantizar que cada transacción comercial genere una factura y un registro en el sistema informático del contribuyente, evitando su modificación posterior y permitiendo, si es necesario, la transmisión automática de esta información a la Administración tributaria.

Esta nueva normativa tiene varios objetivos, además de promover la concienciación de los clientes y el público en general para colaborar activamente en la lucha contra el incumplimiento tributario:

  1. Asegurarse de que todas las operaciones se registren de manera segura, inalterable y accesible en sistemas informáticos con un formato estándar, lo que facilita la lectura de los registros, el análisis automatizado y la transmisión simultánea de datos a la Administración tributaria.
  2. Motivar a los consumidores finales a solicitar comprobantes de sus transacciones y, si lo desean, enviar voluntariamente información básica de esas facturas a la Administración tributaria para verificar su registro y la precisión de los datos.
  3. Garantizar la seguridad, autenticidad y seguimiento de los datos registrados, dificultando la falsificación de registros de facturación mediante el uso de medidas de seguridad y control en los registros informáticos
  4. Reforzar la obligación de que tanto empresarios como profesionales emitan facturas por todas las operaciones que realizan.

Realización de una declaración responsable

Cualquier sistema informático utilizado para cumplir con las obligaciones establecidas en esta nueva normativa debe contar obligatoriamente con una declaración responsable emitida por la persona o entidad que lo ha producido, fabricado o desarrollado. Esta declaración certifica el compromiso de la persona o entidad de proporcionar productos digitales que cumplan con los requisitos establecidos en la legislación vigente.

La declaración responsable debe cumplir con los siguientes requisitos:

  • Debe estar documentada por escrito y visible en el propio sistema informático en todas sus versiones, así como estar disponible para el cliente y el comercializador al momento de adquirir el producto.
  • Puede ser solicitada tanto por el cliente como por la Administración tributaria a la persona o entidad que haya producido o comercializado el sistema. La persona o entidad debe mantener un registro y conservar las declaraciones de todas las versiones de los sistemas informáticos producidos o comercializados.
  • La declaración responsable debe incluir información sobre el sistema informático que permita identificarlo y comprender su tipo, composición y funcionalidades, así como conocer las características de su instalación. También debe contener los datos de identificación y ubicación del productor del sistema informático, así como la fecha y el lugar de la firma de la declaración.

¿Cuándo entra en vigor este reglamento?

El reglamento se hizo efectivo el 7 de diciembre, justo después de ser publicado en el Boletín Oficial del Estado (BOE). Sin embargo, hay plazos importantes a tener en cuenta:

Los empresarios y profesionales deben asegurarse de que sus sistemas informáticos estén adaptados a las características y requisitos establecidos en el reglamento antes del 1 de julio de 2025.

Los fabricantes y vendedores de programas informáticos de facturación deben ponerlos a disposición en el mercado nueve meses después de que se emita una orden ministerial que detalle los aspectos técnicos necesarios.

¿Como en LABE Abogados podemos ayudarte a cumplir con estos nuevos requisitos en el proceso de facturación?

En LABE Abogados podemos brindarle asesoramiento y apoyo integral para implementar el proceso de facturación en su empresa de acuerdo con las regulaciones establecidas en el Real Decreto 1007/2023 y otras normativas relacionadas. Nuestros servicios incluyen:

  • Adaptación de sistemas: Le ayudaremos a adaptar los sistemas y programas informáticos existentes o a seleccionar y configurar nuevos sistemas que cumplan con las nuevas regulaciones establecidas. Nos aseguraremos de que estos sistemas garanticen la integridad, conservación, accesibilidad y trazabilidad de sus registros de facturación.
  • Documentación y declaración responsable: Prepararemos la documentación requerida para la declaración responsable de sus sistemas informáticos, asegurando que cumplan con las normas y requisitos legales. Esto incluirá la certificación por parte del fabricante o desarrollador.
  • Cumplimiento continuo: Le ayudaremos a mantener el cumplimiento continuo de las regulaciones a medida que evolucionen. Mantendremos un seguimiento de cambios en la normativa y ajustaremos sus procesos y sistemas en consecuencia.
  • Representación legal: En caso de problemas legales o disputas relacionadas con el proceso de facturación o el cumplimiento normativo, nuestro equipo de abogados fiscales estará a su disposición para brindar asesoramiento y representación legal.

En LABE Abogados estamos comprometidos a ayudar a su empresa a implementar y mantener un proceso de facturación que cumpla con las regulaciones vigentes y a garantizar que sus sistemas informáticos estén en conformidad con las normativas aplicables. Nuestro enfoque es brindar soluciones personalizadas y un servicio integral para que pueda cumplir con confianza con todas las obligaciones legales relacionadas con la facturación electrónica.

Preguntas Frecuentes

¿Cuál es el reglamento que regula estos nuevos requisitos para los softwares de facturación?

Los nuevos requisitos deben seguir los sistemas y programas informáticos o electrónicos utilizados en los procesos de facturación están regulados mediante el Real Decreto 1007/2023 publicado en el Boletín Oficial del Estado.

¿Cuáles son algunos de los objetivos de este reglamento?

Asegurarse de que todas las operaciones se registren de manera segura. Reforzar que los empresarios emitan facturas por todas las operaciones realizadas. Garantizar la seguridad, autenticidad y seguimiento de los datos registrados, dificultando la falsificación de registros de facturación.

¿Qué deberá incluir la declaración responsable?

La declaración responsable debe incluir información sobre el sistema informático que permita identificarlo y comprender su tipo, composición y funcionalidades, así como conocer las características de su instalación.

¿A partir de que fecha las empresas deben cumplir con estos nuevos requisitos?

Los empresarios y profesionales deben asegurarse de que sus sistemas informáticos estén adaptados a las características y requisitos establecidos en el reglamento antes del 1 de julio de 2025.

¿Por qué necesito contratar un abogado?

En LABE Abogados podemos brindarle asesoramiento y apoyo integral para implementar el proceso de facturación en su empresa de acuerdo con las regulaciones establecidas desde la adaptación de sistemas, documentación y declaración responsable, cumplimiento continuo y representación legal. 

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