Consejos para el buen compliance corporativo

A medida que los negocios crecen y se expanden, resulta un gran desafío el poder garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos que deben formar parte de su programa de compliance corporativo y que, además, suelen variar según las distintas localidades donde están ubicados. Asimismo, éstas sueles ser modificadas constantemente, al intentar abordar desafíos actuales de cada negocio, por lo que pierden relevancia y utilidad en el tiempo.

Por ello, es fundamental plantear el programa de compliance (o cumplimiento) corporativo de manera global y a largo plazo. Un programa efectivo es esencial para el buen gobierno y gestión de riesgos de cualquier empresa.

¿Para qué tener uno de estos programas?

Si la empresa no tiene un programa de compliance corporativo establecido, se encuentra más expuesta a incumplir normativas y leyes y por tanto, a ser sancionada. Los reguladores se encuentran activamente buscando dichos incumplimientos en las empresas y es un riesgo incensario. Asimismo, si ésta es sancionada pero demuestra tener un programa de compliance corporativo, la sanción puede ser reducida.

Al final, resulta más rentable invertir en un programa de compliance corporativo que sufrir las consecuencias de una sanción. Es aquí cuando nos preguntamos, ¿qué resulta imprescindible para un buen programa de compliance corporativo?

11 claves para un buen programa de compliance corporativo:

  • Saber qué debes cumplir:

    ¿Qué disposiciones reglamentarias se aplican a los procesos comerciales, dónde y cuándo? ¿Cómo se gestionan las exenciones y los umbrales? Es importante que la jerga legal esté traducida a un lenguaje que los operadores y gerentes responsables entiendan. Los gerentes corporativos están obligados a garantizar su cumplimiento.

  • Saber qué debes cumplir:

    Es necesario definir estándares corporativos para así poder garantizar que los procesos se diseñen, implementen y ejecuten adecuadamente. Estos estándares ayudan a las empresas a aprender de sus errores y garantizar la eficiencia sin tener que reinventar la pólvora.

  • Cubrir áreas clave:

    Un programa de compliance debe incluir, como mínimo, detalles sobre los controles implementados para administrar el riesgo regulatorio, la capacitación y las herramientas disponibles para que los empleados evalúen e informen sobre posibles infracciones. Asimismo, debe incluir procedimientos para la retención de documentos, una política de delegaciones y políticas y procedimientos cubriendo riesgos clave.

  • Manejar un sólo mensaje:

    El programa no debe variar según su ubicación. Debe ser el mismo para todas las oficinas de la empresa, sin importar la diferencia de localidad.

  • Hacer un programa piloto:

    Tras definir el programa, con objetivos concretos, es sumamente imprescindible probarlo y validar que funcione antes de llevarlo a toda la empresa.

  • Comunicación efectiva y para todos:

    Todos los empleados deben estar bien informados del programa. Asimismo, debe haber un canal de comunicación que permita mantenerlos al día de las novedades que este tenga. Deben tener muy claro la importancia de su implementación adecuada, así como las posibles penalizaciones o riesgos por su incumplimiento.

  • Asegurar la participación de la gerencia:

    Un programa de compliance necesita el compromiso de la gerencia para ser efectivo. Un gerente de alto rango tiene la capacidad de hacer fracasar un programa de compliance. Si su actitud es negativa al respecto, es probable que se filtre en el resto del negocio y aumente significativamente el riesgo de incumplimiento.

  • Comprometer a cada localidad:

    Para garantizar el cumplimiento de las normas y costumbres, se debe involucrar a los responsables locales. Asimismo, la capacitación debe ser impartida en el idioma local, tanto verbalmente como en los materiales entregados.

  • La colaboración

    Para que los programas de compliance realmente funcionen se requiere esfuerzos de colaboración entre las diferentes oficinas y departamentos. Todos deben estar involucrados y comprometidos con su cumplimiento. La colaboración también requiere una asignación clara de roles y responsabilidades provenientes de la cadena de mando.

  • Información y tecnología

    Al día de hoy, la innovación ha hecho posible poner todos los archivos en sistemas que facilitan el trabajo y hacen que sea más fácil cumplir con el desafío de compliance. De esta manera, se evita la duplicidad de trabajos y se facilita la identificación y análisis de documentos.

  • Evaluar y mejorar:

    Hay que revisar periódicamente los programas establecidos y compararlos con las tendencias y mejores prácticas en su industria y ubicaciones. Un buen programa de compliance debe evolucionar con el tiempo; actualizarse a medida que se desarrolla una empresa y en respuesta a nuevos desarrollos regulatorios.

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