Consejos para el buen compliance corporativo

¿Qué disposiciones reglamentarias se aplican a los procesos comerciales, dónde y cuándo? ¿Cómo se gestionan las exenciones y los umbrales? Es importante que la jerga legal esté traducida a un lenguaje que los operadores y gerentes responsables entiendan. Los gerentes corporativos están obligados a garantizar su cumplimiento.

Es necesario definir estándares corporativos para así poder garantizar que los procesos se diseñen, implementen y ejecuten adecuadamente. Estos estándares ayudan a las empresas a aprender de sus errores y garantizar la eficiencia sin tener que reinventar la pólvora.

Un programa de compliance debe incluir, como mínimo, detalles sobre los controles implementados para administrar el riesgo regulatorio, la capacitación y las herramientas disponibles para que los empleados evalúen e informen sobre posibles infracciones. Asimismo, debe incluir procedimientos para la retención de documentos, una política de delegaciones y políticas y procedimientos cubriendo riesgos clave.

El programa no debe variar según su ubicación. Debe ser el mismo para todas las oficinas de la empresa, sin importar la diferencia de localidad.

Tras definir el programa, con objetivos concretos, es sumamente imprescindible probarlo y validar que funcione antes de llevarlo a toda la empresa.

Todos los empleados deben estar bien informados del programa. Asimismo, debe haber un canal de comunicación que permita mantenerlos al día de las novedades que este tenga. Deben tener muy claro la importancia de su implementación adecuada, así como las posibles penalizaciones o riesgos por su incumplimiento.

Un programa de compliance necesita el compromiso de la gerencia para ser efectivo. Un gerente de alto rango tiene la capacidad de hacer fracasar un programa de compliance. Si su actitud es negativa al respecto, es probable que se filtre en el resto del negocio y aumente significativamente el riesgo de incumplimiento.

Para garantizar el cumplimiento de las normas y costumbres, se debe involucrar a los responsables locales. Asimismo, la capacitación debe ser impartida en el idioma local, tanto verbalmente como en los materiales entregados.

Para que los programas de compliance realmente funcionen se requiere esfuerzos de colaboración entre las diferentes oficinas y departamentos. Todos deben estar involucrados y comprometidos con su cumplimiento. La colaboración también requiere una asignación clara de roles y responsabilidades provenientes de la cadena de mando.

Al día de hoy, la innovación ha hecho posible poner todos los archivos en sistemas que facilitan el trabajo y hacen que sea más fácil cumplir con el desafío de compliance. De esta manera, se evita la duplicidad de trabajos y se facilita la identificación y análisis de documentos.

Hay que revisar periódicamente los programas establecidos y compararlos con las tendencias y mejores prácticas en su industria y ubicaciones. Un buen programa de compliance debe evolucionar con el tiempo; actualizarse a medida que se desarrolla una empresa y en respuesta a nuevos desarrollos regulatorios.